Ciao, siamo Work Space S.r.l. e questa è la Privacy Policy redatta ai sensi dell’art. 13 Reg. UE 679/2016 (“GDPR”) in cui spieghiamo come trattiamo, proteggiamo e conserviamo i dati di ciascun visitatore (“l’Utente”) raccolti tramite il sito https://spaceforyou.work/ (“il Sito”).

1. Chi tratta i tuoi dati?
(Titolare del trattamento)

💡 Chi è il titolare del trattamento?
Il titolare del trattamento è la persona fisica o giuridica che determina le finalità e i mezzi del trattamento dei dati. É, di fatto, chi raccoglie e gestisce i tuoi dati personali assumendosene la responsabilità per legge.

Il Titolare del Trattamento è Work Space S.r.l. (“Work Space” o il “Titolare”) P.IVA: IT11340810966, con sede legale in Angelo Mauri 22, 20900 Monza (MB)

2. Quali dati trattiamo?

● Dati di navigazione tra cui:
indirizzo IP, indirizzi in notazione URI (Uniform Resource Identifier) delle risorse richieste, l’orario della richiesta, il metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server, la dimensione del file ottenuto in risposta, il codice numerico indicante lo stato della risposta data dal server (buon fine, errore, ecc.) ed altri parametri relativi al sistema operativo e all’ambiente informatico dell’Utente (“Dati di navigazione”).
● Dati forniti dall’Utente tra cui:
nome, cognome, C.F., indirizzo mail, informazioni professionali, P.IVA (“Dati di Contatto”), eventuali dati appartenenti a particolari categorie ex art. 9 GDPR (“Dati Particolari”) per la prenotazione di spazi riservati a persone a mobilità ridotta;
indirizzo mail del soggetto terzo che usufruisce dei servizi del Titolare in quanto invitato dall’Utente (“Dati del Guest”).
● Dettagli di pagamento tra cui: IBAN, informazioni relative alla banca dell’Utente (“Dati di pagamento”).
● Storico dei servizi acquistati (“Storico delle Operazioni”).
Nel caso in cui l’Interessato preferisca non comunicare dati obbligatori e/o necessari per l’espletamento di determinate finalità, Work Space si riserva il diritto di non fornire il servizio.

3. Presupposti e finalità per cui trattiamo i tuoi dati

💡 Che cos’è la base giuridica del trattamento?
La base giuridica è la condizione grazie alla quale Work Space può trattare lecitamente dati personali. Per approfondimenti puoi leggere l’art. 6 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) a questo link.

💡 Su quale base giuridica fondiamo il trattamento?
Possono esserci diverse basi giuridiche che giustificano il trattamento dei dati.
Consenso: il trattamento dei dati avviene perché l’Utente ha espresso il proprio consenso.
Esecuzione di un contratto: il trattamento di dati è necessario per concludere o eseguire il nostro contratto.
Obbligo di legge: il trattamento dei dati è richiesto da una specifica disposizione normativa.
Legittimo interesse: Il trattamento dei dati è necessario per soddisfare un nostro interesse legittimo. Per ciascun trattamento fondato su questa base giuridica abbiamo attentamente verificato che i tuoi diritti e interessi non prevalgono sul nostro.

A) Inviare comunicazioni e risposte a richieste inerenti all’attività di Work Space.
Work Space tratterà i Dati di Contatto dell’Utente nonché lo Storico delle Operazioni.
Base giuridica: Contratto art. 6.1(b) del GDPR
Periodo di conservazione: per il periodo necessario alla risposta.

B) Creare e gestire l’account dell’Utente
Work Space tratterà i Dati di Contatto dell’Utente nonché i Dati di pagamento.
Base giuridica: Contratto art. 6.1(b) del GDPR
Periodo di conservazione: fino alla cancellazione dell’account e comunque non oltre i 24 mesi dalla data di ultimo contatto.

C) Gestire l’erogazione dei servizi
Work Space tratterà i Dati di Contatto dell’Utente, i Dati di pagamento.
Base giuridica: Contratto art. 6.1(b) del GDPR
Periodo di conservazione: per il periodo necessario alla risposta e per il tempo necessario ad adempiere agli obblighi di conservazione previsti dalla legge e per le tempistiche di prescrizione specificate agli artt. 2946 e seguenti del Codice Civile.

Work Space potrà trattare i Dati Particolari dell’Utente – previo consenso ex art. 9, 2, lett. a) – per la prenotazione di spazi riservati a persone a mobilità ridotta.

D) Inviare newsletter e/o altri materiali per scopi di comunicazione di marketing.
Work Space tratterà i Dati di Contatto degli Utenti.
Base giuridica: Consenso art.6.1(a) del GDPR
Periodo di conservazione: fino al ritiro del consenso e comunque mai per un periodo superiore a 24 mesi.

E) Migliorare il sito internet analizzando come i Visitatori o gli Utenti navigano e/o utilizzano il sito web.
Work Space raccoglie e conserva i Dati di navigazione dell’Utente.
Base giuridica: Interesse legittimo art 6.1(f) del GDPR
Periodo di conservazione: N/A, dati anonimi e aggregati

F) Permettere al Titolare di adempiere a formalità richieste per legge, comprese quelle di natura fiscale.
Work Space tratterà i Dati di contatto dell’Utente
Base giuridica: Obbligo di legge art.6.1 (c) del GDPR
Periodo di conservazione: fino al tempo previsto dallo specifico obbligo o norma di legge applicabile.

G) Individuare o prevenire attività fraudolente ed esercitare i diritti del Titolare in tribunale
Work Space tratterà i Dati di Contatto dell’Utente
Base giuridica: Interesse legittimo art.6.1(f) del GDPR
Periodo di conservazione: 10 anni
Decorsi i termini di conservazione, provvederemo alla totale cancellazione o anonimizzazione dei dati.

L’utilizzo di alcuni servizi potrebbe richiedere il trattamento dei Dati del Guest da te inviati al Titolare. Rispetto a tali ipotesi, ti poni come autonomo titolare del trattamento, assumendoti tutti gli obblighi e le responsabilità di legge. In tal senso, conferisci sul punto la più ampia manleva rispetto ad ogni contestazione, pretesa, richiesta di risarcimento del danno da trattamento, etc. che dovesse pervenire al Titolare da tali terzi soggetti i cui dati personali siano stati trattati in violazione delle norme applicabili sulla tutela dei dati personali. In ogni caso, qualora fornissi o in altro modo trattassi dati personali di terzi, garantisci fin da ora – assumendotene ogni connessa responsabilità – che tale particolare ipotesi di trattamento si fonda su un’idonea base giuridica ai sensi dell’art. 6 del GDPR che legittima il trattamento delle informazioni in questione.

4. Modalità di trattamento
Il trattamento avviene mediante strumenti informatici e telematici automatizzati e/o manuali atti a garantire le misure di sicurezza adatte a impedire l’accesso, la divulgazione, la perdita, usi non corretti, illeciti o non autorizzati dei dati.

5. Luogo del trattamento dei dati
I dati personali vengono trattati presso la sede del Titolare, nonché nei server che ospitano il sito web https://spaceforyou.work/. I dati personali vengono conservati in server ubicati in territorio UE e non verranno in alcun caso trasferiti al di fuori degli stessi. Il Titolare del trattamento garantisce che quando si utilizzano fornitori di cloud, servizi o piattaforme stabiliti al di fuori del SEE, il trattamento dei dati personali da parte di questi destinatari viene effettuato in conformità alla legge applicabile. I trasferimenti sono effettuati mediante garanzie adeguate, quali decisioni di adeguatezza, clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea o altre garanzie previste dal GDPR.

6. Con chi condividiamo i tuoi dati?
I soggetti che possono venire a conoscenza dei tuoi dati personali, nei limiti strettamente necessari per adempiere alle finalità indicate al paragrafo 3, sono soggetti formalmente nominati da Work Space.
Oltre al personale interno – specificamente autorizzato ai sensi dell’art. 29 GDPR – per garantire la fornitura del servizio, i dati personali possono essere comunicati a soggetti esterni che possono agire in qualità di titolari autonomi o responsabili del trattamento. In particolare, i tuoi dati possono essere comunicati a:

● fornitori di servizi Internet e piattaforme utilizzate dal Titolare come strumenti di organizzazione, canali di comunicazione e/o promozione;
● piattaforme video per web conference (p.e. Zoom, Skype, Google Meet, Microsoft Teams, etc);
● autorità il cui diritto di accesso ai dati personali è espressamente riconosciuto dalla legge, da regolamenti o da provvedimenti emanati dalle autorità competenti.

I rapporti con i soggetti sopra elencati sono formalizzati con un contratto ai sensi dell’art. 28 GDPR (Nomina a Responsabile del Trattamento).
Per conoscere quali sono i responsabili del trattamento nominati da Work Space puoi contattarci all’indirizzo mail [email protected]

7. I tuoi diritti privacy

💡 Che cosa sono i diritti privacy?
Il GDPR riconosce importanti diritti che puoi esercitare rivolgendoti al Titolare del Trattamento.
Per conoscere in maniera approfondita i tuoi diritti puoi leggere il capitolo 3 del GDPR a questo link.

Hai la possibilità di esercitare i seguenti diritti:
● Diritto di accesso ai dati;
● Diritto di rettifica;
● Diritto all’oblio o alla cancellazione;
● Diritto alla limitazione al trattamento;
● Diritto alla portabilità;
● Diritto di opposizione;
● Diritto di proporre reclamo all’autorità nazionale competente (Garante per la Protezione dei Dati Personali).

8. A chi ti puoi rivolgere
Per ogni comunicazione relativa al trattamento dei tuoi dati, ivi compreso l’esercizio dei tuoi diritti, puoi scriverci via e-mail all’indirizzo: [email protected].

9. Modifiche
Work Space si riserva di modificarne o semplicemente aggiornarne il contenuto, in parte o completamente, anche a causa di variazioni della normativa applicabile. Work Space informerà gli Utenti di tali variazioni non appena verranno introdotte ed esse saranno vincolanti non appena pubblicate sul proprio sito internet o trasmesse in altro modo ai medesimi. Work Space invita quindi i clienti a prestare attenzione all’ultima versione dell’informativa mostrata attraverso questi canali in modo da essere sempre aggiornati sui dati raccolti e sull’uso che ne fa Work Space.